Na życzenie internautów przytaczam mój artykuł przygotowany w 2004 roku i opublikowany na łamach jednego z miesięczników marketingowych. Kopiowanie jest możliwe – ale pod warunkiem podania źródła informacji.
Zrozumieć odbiorcę
Proces komunikacji z innymi ludźmi zajmuje nam większość naszego czasu. Robimy to starając się przekonać innych do naszych racji, jak również by zdobyć niezbędne informacje. Formułowanie myśli i tworzenie komunikatów może być łatwiejsze, gdy lepiej poznamy naszego rozmówcę – odbiorcę informacji.
Każdy z nas jest inny, inaczej formułuje myśli, w inny sposób konstruuje zdania i na inne elementy zwraca uwagę. To dobrze. Patrzenie na świat z innych punktów widzenia pozwala nam dostrzegać inne aspekty pracy i życia w ogóle.
Amerykańscy psycholodzy pod kierunkiem Katharine Cook Briggs oraz jej córki Izabeli Briggs Myers przez ponad 50 lat zastanawiali się co ma wpływ na sposób odbierania tych samych komunikatów przez różnych ludzi. Podstawą ich badań była teoria Carla G. Junga, szwajcarskiego psychiatry. W efekcie badań opracowali tablicę 16 typów osobowości tzw. MBTI (the Myers-Briggs Type Indicator). Dziś jest to jeden z najbardziej znanych instrumentów umożliwiających poznanie i zrozumienie różnic osobowości.
Zapoznanie się z typami osobowości według MBTI może być pomocne w zrozumieniu relacji międzyludzkich, rozwiązywaniu problemów, tworzeniu zespołów roboczych, zarządzaniu personelem i komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Poznanie preferowanych sposobów komunikowania się poszczególnych osób jest niezwykle ważne przy przekazywaniu informacji negatywnych oraz w procesie tzw. feedbacku – przekazywania informacji zwrotnej pracownikom na temat ich pracy i osiągniętych efektów. Odgrywa tez ważną rolę w kontaktach z mediami, zwłaszcza w komunikacji w sytuacjach kryzysowych.
Segmentacja MBTI zakłada, że ludzie:
- mają różne preferencje koncentracji swojej uwagi (ekstrawertyk i introwertyk),
- różnią się swoimi preferencjami w zdobywaniu informacji (podejście analityczne i intuicyjne),
- mają różne preferencje co do podejmowania decyzji (poprzez analizę lub kierując się uczuciami),
- mają też różne rozeznanie na świat zewnętrzny (ciągła ocena świata lub ciągła obserwacja świata).
Koncentracja uwagi
Introwertycy (Introvert) i ekstrawertycy (Extravert) w inny sposób koncentrują swoją uwagę. To co interesuje ekstrawertyka to świat zewnętrzny i zachodzące w nim procesy i zmiany. Chcą brać czynny udział w tych wydarzeniach i doświadczeniach. Zależy im na wzajemnej interakcji z ludźmi, stąd też czerpią energię do życia. Preferowany przez nich styl komunikowania to bezpośrednia rozmowa. Uczą się najlepiej poprzez wykonywanie różnych czynności, podejmowanie prób. Najpierw mówią, potem słuchają. Chcą być zawsze w centrum uwagi. Co ważne interesuje ich głównie chwila obecna, a nie to co przyniesie przyszłość. Są niezwykle ekspresyjni.
Koncentracja na własnym świecie wewnętrznym idei i doświadczeń to domena introwertyków. Ich energia życiowa wypływa z głębi ich wnętrza, własnych przemyśleń, odczuć i refleksji. Preferowany przez nich styl komunikowania to pisanie i czytanie. Cenią swoją prywatność. Zanim podejmą działania lub wypowiedzą się dokładnie rozważą daną kwestię. Są skoncentrowani i to co ich interesuje to przyszłość, a nie dzień dzisiejszy. Są wizjonerami.
Sposób zdobywania informacji
Można wyróżnić dwa typy: analityczny i intuicyjny. Ci pierwsi (Sensing) zdobywają informacje przede wszystkim zmysłami: wzrokiem, słuchem, dotykiem, węchem. Obserwują to co dzieje się wokół nich i są w stanie szybko rozpoznać nowe sytuacje. Koncentrują się na rzeczach realnych i aktualnych. Lubią szczegóły, konkretne dane poparte faktami. Poszukują informacji krok po kroku. Ufają własnemu doświadczeniu.
Osoby preferujące podejście intuicyjne (Intuition) chcą otrzymywać informacje w całości, koncentrując się na związkach i połączeniach między różnymi faktami. Chcą pokazywać rozwiązania modelowe, łatwo przychodzi im znajdowanie nowych możliwości i prezentacja innych sposobów rozwiązywania problemów. Koncentrują się na spojrzeniu ogólnym (tzw. big picture). Są teoretykami i myślą abstrakcyjnie. Ufają inspiracji, skaczą z tematu na temat.
Sposób podejmowania decyzji
Osoby podejmujące decyzje poprzez wnikliwą analizę (Thinking), patrzą na logiczne konsekwencje wyborów. Chcą oceniać sytuacje jak najbardziej obiektywnie, analizując przyczyny i skutki. Kierują się zasadą prawdy, stosują własne reguły gry. Ich mocną stroną jest dociekliwość, poszukiwanie co jest sednem problemu, by jak najszybciej go rozwiązać. Korzystają z zasad logiki.
Ci, którzy kierują się uczuciami (Feeling) przy podejmowaniu decyzji będą zastanawiać się co jest ważne dla nich i dla innych ludzi. Starają się wczuć w sytuacje innych osób i z nimi identyfikować. Podejmują decyzje na podstawie wartości ważnych dla ludzi. Ich celem jest harmonia i uznanie innych, poprzez zrozumienie, docenienie i wsparcie. Osoby te wzbudzają sympatię, akceptują innych, okazują innym swoje współczucie.
Orientacja na świat zewnętrzny
Osoby, które w ciągły sposób oceniają świat (Judging) z reguły prowadzą uporządkowany tryb życia. Podejmują decyzje, wprowadzają je w czyn, żyją dalej. Ich życie jest dobrze zorganizowane, a sprawy uporządkowane. Trzymają się planów i harmonogramów. Cieszy ich wykonanie ustalonych zadań. Są systematyczni i nie lubią niczego zostawiać na ostatnią chwilę.
W przeciwieństwie do nich, osoby, które ciągle obserwują życie i świat zewnętrzny (Perceiving) są spontaniczne, poszukują nowych doznań. Chcą zrozumieć świat raczej niż go kontrolować. Plany i harmonogramy ich przerażają, chcą być otwarci i podejmują decyzje w ostatniej chwili. Cenią sobie to, że potrafią dostosować się do zmieniającej się rzeczywistości. Kierują się przypadkiem. Presja, ze coś musi być zrobione w ostatniej chwili dodaje im energii.
Określenie typu osobowości
Punktem wyjścia jest wypełnienie ankiety (około 100 pytań), czyli wybór między dwoma możliwymi odpowiedziami. Każda odpowiedź jest dobra. Odpowiedzi powinny być udzielone natychmiast, chodzi o pierwszą reakcję. Na tej podstawie uzyskuje się dane na temat preferencji danej osoby i określa się jaki dana osoba ma typ osobowości według MBTI. Jest ich 16.
Jak się porozumiewamy?
Podstawowym błędem jaki wszyscy popełniamy to to, że formułujemy komunikaty w taki sposób, jak sami chcielibyśmy je usłyszeć. Osobom o przeciwstawnych typach osobowości z reguły trudniej się porozumieć i zabiera im to znacznie więcej czasu. Często więc można usłyszeć opinie, ze ktoś nie trzyma się sedna tematu, jest wizjonerem. Takie opinie będą wypowiadać osoby, które bacznie obserwują świat i dokładnie analizują wszelkie informacje. Można też zaobserwować inną sytuację, gdy dwie osoby wymieniają jedynie zdawkowe informacje i szybko nawiązują kontakt. Pojedyncze słowa zastępują całe zdania, i już wiadomo w czym tkwi sedno.
Dlatego też w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej należy korzystać z różnych form przekazu, a informacje przekazywać tak, by były one atrakcyjne dla wszystkich. Nie jest to zadanie łatwe. Wymaga wielu ćwiczeń praktycznych.
Typy osobowości a wykonywany zawód
Określone typy osobowości możemy przyporządkować do określonych zawodów. Co charakterystyczne niektóre zawody są wykonywane przez osoby o określonych typach osobowości. Tak więc osoby, których typ osobowości to ESFP to urodzeni członkowie zespołów, chcący wykonać powierzone im zadania jak najszybciej, przy minimalnym wysiłku i maksymalnej dawce zabawy. Urodzonymi strategami są osoby ISTJ, mają określoną wizję i wiedzą jak poprowadzić organizację do wzrostu.Kochają wyzwania. Dobrymi psychologami mogą być osoby INFJ, intuicyjnie rozumieją zachowania ludzkie. Dla ENFP życie to ciągła przygoda. Podejmują się różnych wyzwań, często są to ludzie kultury – artyści, aktorzy. Życie zgodnie z wewnętrznymi wartościami to przesłanka dla INFP.
Jak wykorzystać wiedzę na temat typów osobowości w pracy?
Posiadając wiedzę na temat typów osobowości jesteśmy również w stanie ułatwić sobie pracę. Jeżeli ważnym elementem naszej pracy są kontakty z dziennikarzami, musimy uwzględniać różne sposoby odbioru informacji. W praktyce oznacza to, że należy jednocześnie pokazać różne aspekty problemu. Nie wystarczy tylko podać, że „koncentrujemy się na przyszłości” ponieważ osoby dociekliwe, natychmiast zadadzą pytania: „w jaki sposób można to osiągnąć”, „jaki jest przewidywany skutek, co będzie motorem zmian (przyczyną)”. Dobrze jest przygotować sobie listę podstawowych pytań, a odpowiedzi uwzględnić w każdym komunikacie publicznym. Oto ona:
- czy temat dotyczy stanu obecnego czy przyszłości?
- co mówią fakty, dane statystyczne, jakie są opinie ludzi,
- jak wygląda dany problem gdy patrzy się na niego z góry (tzw. big picture),
- czy jest jakieś modelowe rozwiązanie problemu,
- jaka jest przyczyna i spodziewany skutek decyzji,
- jakimi wartościami kierują się zaangażowani w daną kwestię ludzie,
- jakie będą skutki decyzji w stosunku do ludzi,
- na kiedy należy przygotować odpowiedź,
- co może się zmienić i wpłynąć na bieg wydarzeń.
Ponadto należy zastanowić się w jaki sposób dany komunikat zostanie przekazany. Ci, którzy preferują informacje na piśmie (introwertycy), mogą ignorować informacje przekazywane ustnie. Dlatego też najlepiej, gdy komunikaty będą dystrybuowane na dwa sposoby: ustnie i pisemnie. Taką formę przekazu można zastosować wśród dziennikarzy na konferencji prasowej. Otrzymują oni materiały prasowe, a w nich kopie prezentacji, odczytanych oświadczeń, analizy itp.
Podobnie informacje będą przekazywane pracownikom w firmach. Te najważniejsze jak np. dotyczące planów inwestycyjnych, powinny być najpierw ogłaszane publicznie na spotkaniach, a następnie publikowane na łamach magazynów korporacyjnych.
Analiza typów osobowości także pozwala przygotować się do tzw. trudnych rozmów. Mogą one dotyczyć np. oceny rocznej pracowników, negocjacji trudnych kontraktów, wyjaśnień kwestii spornych itp. Znając typ osobowości rozmówcy, odbiorcy komunikatu, łatwiej nam będzie dopasować jego treść, tak by była ona najlepiej sformułowana. Wówczas rozmowa będzie rzeczowa. Można w ten sposób uniknąć rozczarowania czy nawet braku zrozumienia.
Jaki z tego wniosek?
Wiedza na temat typów osobowości ułatwia kontakty interpersonalne, a tym samym rozszerza nasze kompetencje w prowadzeniu biznesu. Pozwala nam skrócić proces porozumiewania się, gdyż wiedząc w jaki sposób nasz rozmówca odbiera informacje i co jest dla niego ważne, dostosowujemy nasz przekaz do jego wymagań. Można też uniknąć wielu nieporozumień. A także, uczymy się patrzeć na świat z innych punktów widzenia.
Szczegółowe krótkie opisy poszczególnych typów osobowości prezentuje poniższa tabelka.
|
ISTJ
Poważny, cichy, zdobywa sukces poprzez pełną koncentrację i kompleksowość. Praktyczny, uporządkowany, logiczny, realistyczny. Lubi mieć rzeczy dobrze zorganizowane. Jest odpowiedzialny. Podejmuje decyzje samodzielnie co do tego co powinno być wykonane i ciężko pracuje by tego dokonać, nie zważając na protesty i nieporozumienia.
|
ISFJ
Cichy, przyjacielski, odpowiedzialny, skoncentrowany. Ciężko pracuje by sprostać oczekiwaniom. Jest duszą każdego projektu lub grupy. Kompleksowy, odpowiedni. Nie koncentruje się na szczegółach technicznych. Może być cierpliwy. Lojalny, współczujący, umiarkowany, skoncentrowany na tym co czują inni.
|
|
ISTP
Cichy, z rezerwą, obserwujący i analizujący życie z przesadną ciekawością. Interesuje go przyczyna i skutek, co i dlaczego działa, przy ocenianiu faktów kieruje się logiką. Umie docierać do głębi problemu i znajdować rozwiązanie.
|
ISFP
Nie narzucający się, cichy i przyjacielski, wrażliwy, miły, skromny. Nie będzie forsował swojej opinii czy wartości wobec innych. Nie zależy mu by, być liderem, ale jest lojalnym partnerem w grupie. Często zrelaksowany nie przejmuje się czy sprawy są wykonane, cieszy się chwilą obecną i nie chce jej niszczyć.
|
|
INFJ
Osiąga sukces poprzez wytrwałość, oryginalność i dążenie do celu. W pracę wkłada całą swoją energię. Cichy, wpływowy, sumienny, skoncentrowany na innych. Szanowany za swoje solidne zasady. Lubi być ceniony za swoje jasne wizje.
|
INTJ
Ma oryginalne pomysły i dużą chęć realizowania własnych idei i celów. Ma wizję długofalową i szybko znajduje wzorce w obserwacji wydarzeń zewnętrznych. Ma zdolności by dobrze organizować sobie pracę. Sceptyczny, krytyczny, niezależny, skoncentrowany, ma wysokie wymagania wobec siebie. Wykonuje zadania na najwyższym poziomie.
|
|
INFP
Cichy obserwator, idealista, lojalny. Ważnym jest by świat zewnętrzny był zgodny z jego wartościami wewnętrznymi. Ciekawy, szybko zauważa nowe możliwości, często jest katalizatorem wprowadzającym nowe rozwiązania i pomysły. Szybko się adoptuje, jest elastyczny, akceptuje zmiany pod warunkiem, że nie naruszają jego systemu wartości. Chce rozumieć ludzi i im służyć. Nie przywiązuje wagi do posiadania rzeczy.
|
INTP
Cichy i podchodzący do życia z rezerwą. Szczególnie lubi rozważania teoretyczne lub naukowe. Lubi rozwiązywać problemy -logicznie i analitycznie. Interesują go idee, nie zaś dyskusje nad nimi. Ma ściśle zdefiniowane zainteresowania. Temu też podporządkuje swoją karierę, by być użytecznym i realizować jednocześnie swoje zainteresowania.
|
|
ESTP
Sprawdza się przy natychmiastowym rozwiązywaniu problemów. Lubi być w akcji, cieszy się tym co niesie życie. Lubi sport i sprzęt mechaniczny. Lubi przyjaciół i mieć ich przy sobie. Szybko się adoptuje, jest tolerancyjny, pragmatyczny – koncentruje się na osiągnięciu efektów. Nie lubi długo się tłumaczyć.
|
ESFP
Jest lubiany, przyjacielski, lubi wszystko. Lubi sprawiać przyjemność innym. Lubi być w akcji i chce by coś się działo. Wie co się dzieje i od początku jest w to zaangażowany. Szybciej skojarzy fakty niż zrozumie teorię. Najlepiej sprawdza się w sytuacjach, gdzie potrzebny jest zdrowy rozsądek i praktyka, by dać sobie radę z ludźmi.
|
|
ESTJ
Praktyczny, realistyczny, skoncentrowany na faktach. Ma głowę do interesów i mechaniki. Nie interesują go teorie abstrakcyjne. Uczy się po to, by szybko i praktycznie wykorzystać zdobytą wiedzę. Lubi organizować rzeczy i nimi zarządzać. Jest dobrym administratorem, szybko podejmuje decyzje i dba o szczegóły.
|
ESFJ
Człowiek o ciepłym sercu, gaduła, popularny, urodzony współpracownik, aktywny członek grupy. Potrzebuje harmonii i będzie do tego dążył. Lubi sprawiać innym przyjemność. Pracuje z zaangażowaniem i cierpliwością. Najbardziej interesują go rzeczy i projekty, które mają bezpośredni wpływ na życie ludzi.
|
|
ENFP
Ciepły, entuzjasta, człowiek z wyobraźnią, uduchowiony, dowcipny, pomysłowy. Jest w stanie zrobić wszystko co go interesuje. Szybko znajduje rozwiązanie problemów i jest gotowy pomagać innym w ich rozwiązywaniu. Często improwizuje zamiast starać się być przygotowanym. Potrafi znaleźć przemawiające powody, by osiągnąć to czego pragnie.
|
ENTP
Szybki, dowcipny, sprawdza się w wielu rzeczach. Potrafi rozbudzić towarzystwo. Może dyskutować dla samej dyskusji. Ma wiele pomysłów jak rozwiązać nowe problemy, lubi wyzwania, ale może zaniedbywać zadania rutynowe. Zmienia zainteresowania. Znajduje logiczne rozwiązania dla swoich decyzji.
|
|
ENFJ
Odpowiedzialny i zaangażowany. Rzeczywiście troszczy się o to, co inni myślą i pragną. Chce rozwiązywać problemy tak, by szanować uczucia innych. Potrafi przedstawiać swoje racje i pomysły, prowadzić grupę z taktem i spokojem. Lubiany, sympatyczny, popularny. Chce pomagać innym, by osiągnęli swoje cele.
|
ENTJ
Szczery, zdecydowany, prawdziwy lider akcji. Rozwija i wprowadza w życie różnorakie systemy by rozwiązać problemy organizacyjne. Sprawdza się tam, gdzie potrzeba przytoczyć dobre argumenty, podjąć dyskusję publiczną. Zwykle dość dobrze poinformowany. Lubi uzupełniać swoją wiedzę.
|
